"Büyük Projeler, Büyük Ekipler" Workshop Raporu
Compilation of Tips on Project Management and Collaboration: “Large Projects, Large Teams: Benefits, Drawbacks, and Strategies for Project Management and Collaboration” Workshop Report
Digital Humanities Initiative as a collaboration of the Institute for the Humanities and University Library of the University of Illinois Chicago organized an online digital humanities workshop entitled “Large Projects, Large Teams: Benefits, Drawbacks, and Strategies for Project Management and Collaboration” on April 7, 2021. This workshop hosted two project teams to give detailed information on their projects and share their experiences on collaboration and management of large projects. Hearing their research experiences, practical suggestions, and strategies for better teamwork by minimizing risks and problems during the research process from two different perspectives is beneficial especially for those who are interested in and about to collaborate on digital humanities projects. Therefore, we have compiled the main points mentioned during the workshop with the hope that they would serve as a guide, especially for young researchers.
In the first half of the workshop, The Amy Lowell Letters Project (ALLP) team made their presentation. On the name of the project team, project director Dr. Melissa Bradshaw, previous project manager Caroline McCrow, current project manager Danielle Richards, and encoder Xiamara Hohman were the speakers. ALLP is an open-access project led by a multidisciplinary research center, Center for Textual Studies and Digital Humanities (CTSDH) and Department of English at Loyola University Chicago. This is a digital edition of the letters of Amy Lowell (1874-1925), who was one of the most prominent American poets, editors, and critics of her time. This project used the letters scanned by Harvard Library’s HOLLOS for Archival Discovery and then transcribes the letters from Amy Lowell and encodes them with TEI. The letters are searchable according to the recipient, date, and theme in addition to the referred newspapers, periodicals, poems, and publishers. ALLP is encoding the letters to pursue Lowell’s networks. In their site index, the project aims to include people, places, organizations, publications, themes, and events. Except for the project director Dr. Melissa Bradshaw, the past and present team members of the project are eleven persons.
During the second part of the workshop, on the name of The Backward River team, the project director Rachel Havrelock and reseearchers Justin Raden, Erika Chávez, Becky Lyons, and Anish Tailor gave their talk. This is a digital story telling project organized by the Freshwater Lab at the University of Illinois Chicago. As parallel with the Freshwater Lab’s mission and vision, the project aims to create a public awareness on fresh water in general and on Chicago River in particular and to help people adjusting themselves for the incoming scenarios of limited water sources. This project shows how the flow of Chicago River that once flowed into Lake Michigan was reversed for the needs of industrial and capitalist economy after 1900s. The project aims to represent and discuss how the river turned into a canal or pipeline carrying oil, petroleum coke, and coal as well as unwanted water and sewage and how it affected the river, the surrounding environment, people living near to the river, and city itself. The project team is consisted of ten persons from different scientific disciplines.
Some Practical Advice from the workshop:
· You do not have any special training in project management but be passionate!
· You have to be very strategic on managing and collaborating large projects successfully.
· Have a strong team especially in terms of willingness and passion.
· Have a well-organized research planning and work sharing among your team.
· Have a strict timetable and schedule.
· Always run to your main goals but let things stay kind of amorphous early on because you do not really know what shape the project will going to take.
· Think forward.
· Do not ignore interests of graduate students. Let them to speak to their interests.
· Trust your team members and let them to shape the project
· Find standards for your data and use digital tools effectively.
· Determine a clear point where you need to present your material.
· Develop strategies for funding.
· Be aware of the importance of branding, marketing, and communication.
· Make your project accessible.
· Communication problems would harm seriously to collaboration on large projects. Hence, you must manage the communication process well.
o Consider communication skills of your team members on the selection stage.
o Minimize communication problems among your team,
o Have a clear communication,
o Have regular meetings,
o Talk more and motivate your team to speak,
o Use online tools for a better communication and remote work management (ALLP team use Basecamp, for example).
Proje Yönetimi ve İş birliği Üzerine İpuçları ve Öneriler Derlemesi: "Büyük Projeler, Büyük Ekipler: Proje Yönetimi ve İş birliğinde Avantajlar, Dezavantajlar ve Stratejiler" Çalıştayı
Beşeri Bilimler Enstitüsü ve Illinois Chicago Üniversitesi Kütüphanesi iş birliği ile oluşturulan Dijital Beşeri Bilimler Girişimi, 7 Nisan 2021 tarihinde "Büyük Projeler, Büyük Ekipler: Proje Yönetimi ve İş birliğinde Avantajlar, Dezavantajlar ve Stratejiler" başlıklı çevrimiçi bir dijital beşeri bilimler çalıştayı düzenledi. Bu çalıştay, projeleri hakkında ayrıntılı bilgi vermeleri ve büyük projelerin yönetim ve iş birliği süreçleri konusunda kendi deneyimlerini paylaşmaları için iki farklı proje ekibini ağırladı. Her bir proje ekibinin kendi araştırma deneyimlerini, araştırma sürecinde karşılaşılabilecek sorunları en aza indirerek daha iyi bir takım çalışması ortaya koymak için geliştirdikleri stratejiler ve bu konudaki önerilerine kulak vermek özellikle dijital beşeri bilimler projelerine ilgi duyan ve bu minvalde bir adım atmak isteyenler için oldukça kıymetli bir programdı. Bu nedenle, özellikle genç araştırmacılara rehberlik etmesi ümidiyle çalıştayda bahsedilen ana noktaları sizler için derledik.
Çalıştayın ilk yarısında The Amy Lowell Letters Project (ALLP) (Amy Lowell’in Mektupları) ekibi sunumlarını gerçekleştirdi. Proje ekibi adına, proje direktörü Dr. Melissa Bradshaw, projenin eski müdürü Caroline McCrow, projenin şimdiki müdürü Danielle Richards, ve araştırmacı (kodlayıcı) Xiamara Hohman konuşma yaptı. ALLP, Loyola Üniversitesi Chicago’da disiplinlerarası bir araştırma merkezi olan Metinsel Çalışmalar ve Dijital Beşeri Bilimler Merkezi (CTSDH) ve İngilizce Bölümü tarafından yürütülen bir açık erişim projesidir. Bu proje aslında zamanının en önde gelen Amerikan şairlerinden, editörlerinden ve eleştirmenlerinden biri olan Amy Lowell'in (1874-1925) mektuplarının dijital baskısıdır. Proje kapsamında Harvard Kütüphanesi’nin HOLLOS for Archival Discovery için taradığı mektuplar kullanılmış ve ardından Amy Lowell’in yazdığı mektupları transkript edilerek TEI ile kodlanmaktadır. Mektuplar içinde atıfta bulunulan gazeteler, süreli yayınlar, şiirler ve yayıncıların yanı sıra alıcıya, tarihe ve temaya göre arama yapılabilmektedir. ALLP, Lowell’in ağlarını takip etmek için mektuplarını kodlamaktadır. Proje site dizininde şu bilgileri içermeyi amaçlamaktadır; insanlar, yerler, kuruluşlar, yayınlar, temalar ve olaylar. Proje direktörü Dr. Melissa Bradshaw dışında, projenin geçmiş ve şimdiki ekip üyeleri toplam on bir kişidir.
Çalıştayın ikinci kısmında of The Backward River (Tersine Akan Nehir) proje ekibinin adına proje direktörü Rachel Havrelock ve araştırmacılar Justin Raden, Erika Chávez, Becky Lyons ve Anish Tailor konuşmalarını gerçekleştirdi. Bu proje, Chicago Illinois Üniversitesi'ndeki Freshwater Lab tarafından düzenlenen dijital bir hikaye anlatım projesidir. Freshwater Lab’ın misyon ve vizyonuna paralel olarak proje, genel anlamıyla tatlı su ve özelde ise Chicago Nehri hakkında kamusal bir bilinç oluşturmayı ve insanların sınırlı su kaynaklarını yakın gelecekte bekleyen olası senaryolara göre kendilerini hazırlamaları noktasında yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Bu proje, bir zamanlar Michigan Gölü'ne akan Chicago Nehri akışının, 1900'lerden sonra sanayi ve kapitalist ekonominin ihtiyaçları doğrultusunda nasıl tersine çevrildiğini vurgulamaktadır. Proje nehrin nasıl yağ, kok kömürü, kömür, istenmeyen su ve kanalizasyon sularını taşıyan bir kanala/boru hattına dönüştüğünü ve bu dönüşümün nehri, nehrin çevresini, yakınında yaşayan insanları ve şehri nasıl etkilediğini ortaya koyarak bu meselenin daha tartışılır olmasını amaçlamaktadır. Proje ekibi, farklı bilimsel disiplinlerden gelen toplan on kişiden oluşmaktadır.
Sizler İçin Çalıştaydan Derlediğimiz Pratik Öneriler:
• Proje yönetimi konusunda özel bir eğitim almanız şart değildir ama işinize tutkuyla bağlı olmanız çok önemlidir.
• Büyük projeleri başarılı ve etkili bir şekilde yönetmek ve iş birlikleri oluşturmak için her konuda oldukça stratejik davranmalısınız.
• Özellikle araştırma için istekli ve tutkulu olan güçlü bir ekip kurun.
• Ekip üyeleriniz için iyi organize edilmiş bir araştırma planlaması ve iş bölümü yapın.
• Sıkı bir zaman çizelgesi ve programınız olsun.
• Her zaman ana hedeflerinize sadık kalın ancak işlerin başlarda biraz da belirsiz kalmasına izin verin çünkü projenin nasıl ve nereye doğru evirileceğini en başında tam olarak kestiremezsiniz.
• İleriye dönük düşünün.
• Lisansüstü öğrencilerinin araştırma ilgilerini göz ardı etmeyin. Onların merakları ve yeteneklerini konuşturmalarına izin verin.
• Ekip üyelerinize güvenin ve projeyi şekillendirmelerine müsaade edin.
• Veri toplama ve işleme noktasında standartlarınız olsun ve bu yönde size yardımcı olacak dijital araçları etkili bir şekilde kullanın.
• Proje çıktılarınızı ve verilerini sunmanız gereken net bir nokta belirleyin.
• Finansal destekler için stratejiler geliştirin.
• Markalaşma, pazarlama ve iletişimin öneminin farkında olun.
• Projenizi erişilebilir hale getirin.
• İletişim sorunları, büyük projelerde iş birliğine ciddi şekilde zarar verir. Dolayısıyla iletişim sürecini çok iyi yönetmelisiniz.
o Seçim aşamasında ekip üyelerinizin iletişim becerilerini göz önünde bulundurun,
o Ekibiniz arasındaki iletişim sorunlarını en aza indirin,
o Ekibinizle açık iletişim içinde olun,
o Düzenli toplantılar yapın,
o Kendi aranızda daha fazla konuşun ve diğer ekip üyelerinizi de konuşmaya motive edin
o Daha kaliteli bir iletişim ve uzaktan çalışma yönetimi için çevrimiçi araçları kullanın (örneğin, ALLP ekibinin kullandığı Basecamp).